Vous souhaitez déployer une solution de géolocalisation dans votre entreprise, c’est une très bonne nouvelle, y compris pour vos salariés ! Et pour bien réussir votre communication, sans impair,  Ubiwan vous donne les tips pour faciliter l’adoption de la géolocalisation par tous vos collaborateurs… Allez zou, on appuie sur le champignon et on passe aux choses sérieuses.

En tant que chef(fe) d’entreprise, vous n’avez pas besoin de recueillir le consentement de vos salariés pour mettre en place une solution de géolocalisation sur les véhicules de service de l’entreprise, en revanche, vous devez les informer de l’installation d’un dispositif de géolocalisation sur leurs véhicules. Dans tous les cas, il est essentiel de communiquer sur la solution afin qu’elle soit mieux acceptée par vos employés.

Plus qu’un capteur installé sur un véhicule ou un matériel, un projet de gestion de flotte doit être bien pensé… et doit rencontrer l’adhésion de vos collaborateurs pour être pleinement efficace !

La mise en place d’une solution de suivi de flotte peut faire face à des réticences de la part de certains employés qui associent géolocalisation et flicage. Afin de lever les doutes et oppositions, bien communiquer est le point essentiel.

Communiquer, Informer, expliquer 

Si la note de service est un passage presque obligé pour informer vos salariés de la mise en place d’une solution de géolocalisation, nous vous conseillons d’organiser une réunion d’information avec vos collaborateurs. Elle vous permettra d’expliquer d’une part, comment fonctionne la géolocalisation, et d’autre part pour quelles raisons vous la mettez en place. La clé d’un déploiement réussi est la communication avec vos salariés ! Vous n’avez pas à vous excuser ou à culpabiliser : la mise en place de cette solution vous permettra de bénéficier de données fiables et incontestables, qui profiteront à tous !

Réunir vos salariés pour le déploiement de cette solution, est également l ’occasion de partager le diagnostic que vous avez pu poser et les objectifs que vous souhaitez atteindre avec sa mise en place. 

Ce que vous devez savoir sur la géolocalisation :

Calcul du temps de travail : La Cnil pose des limites claires sur le suivi du temps de travail. La géolocalisation ne peut pas faire office d’outil de suivi du temps de travail s’il peut être réalisé par d’autres moyens.

Contrôle de vitesse : La plateforme de géolocalisation ne peut pas servir à contrôler le respect des limitations de vitesse ! 

Géolocalisation & vie privée : Selon les usages autorisés des véhicules, il vous appartient de définir si un système de respect de la vie privée doit être installé. Cela vous permet d’instaurer un lien de confiance entre vous et votre employé. Cette solution est souvent appréciée pour les salariés utilisant leurs véhicules de fonction tant pour leurs déplacements professionnels que personnels. 

Durée de conservation des données : La durée varie, de 2 mois plus le mois en cours à 1 an lorsqu’elle est utilisée à des fins de preuve des interventions effectuées, ou encore 5 ans lorsque la géolocalisation est utilisée pour le suivi du temps de travail. Les données peuvent être conservées jusqu’à 5 ans.

Accès aux données par les conducteurs : Vos conducteurs peuvent avoir accès aux données qui les concernent et qui sont remontées par la plateforme (dates et heures de circulation, trajets effectués, etc.)

Vous l’aurez compris, la géolocalisation est régularisée par des lois et ce n’est en aucun cas du flicage, mais seulement une solution qui vous permet de mieux piloter votre activité et d’améliorer le quotidien de vos salariés.

La géolocalisation profite à tous !

L’important c’est d’être clair sur les raisons du déploiement de la solution. Si vous pensez que vous pouvez faire des économies de carburant ou augmenter le nombre d’interventions. Il est important que chacun de vos collaborateurs en aient conscience et puissent s’approprier ces objectifs. Si vous vous êtes fixé des objectifs chiffrés, n’hésitez pas à le préciser, ce sera plus parlant.

La mise en place d’une solution de géolocalisation et toutes les fonctionnalités qui en découlent, vont vous permettre de responsabiliser vos salariés, et ainsi de limiter les usages abusifs de certains véhicules. 

Enfin, un avantage qui n’est pas des moindres est le confort apporté par la solution. Les conducteurs n’ont plus besoin de rendre des comptes, et les appels téléphoniques sont nettement réduits. La solution est faite pour que tout le monde gagne en temps et en confort de travail.

L’objectif est de faire connaître à vos salariés les avantages que leur apportera la solution, comme par exemple : 

  • Ne plus avoir à passer d’appels au volant pour prévenir d’un retard
  • Ne plus devoir rendre des comptes de la localisation et du temps de trajets restant
  • Avoir une charge de travail équitable et avec des trajets égaux entre salariés
  • Ne plus devoir se justifier en cas de litiges clients, grâce aux dates et heures de passages enregistrées

Ainsi il est important que vous mettiez en avant le confort apporté par la solution. Sa mise en place est faite pour que tout le monde gagne en temps et en confort de travail.

Les collaborateurs sédentaires bénéficient également de l’intégration d’une solution de géolocalisation : les services RH / Comptabilité accèdent plus facilement aux données pour le calcul des heures supplémentaires, relèvent les interventions/ livraisons effectuées ou les temps d’utilisation des machines. C’est toute la communication à l’intérieur de l’entreprise qui s’en retrouve facilitée.

Lever les doutes et les oppositions

Le but n’est pas de pister le salarié, mais bel et bien de vérifier la bonne exécution des missions qui lui sont confiées, mais aussi d’identifier des axes d’améliorations.

Il n’y a désormais plus de contestations possibles, plus de suspicions sur le bon déroulement des tournées ou pour savoir si une intervention a bien été effectuée. La géolocalisation d’un véhicule apporte la preuve irréfutable du travail, permet de compter les heures supplémentaires, et met en valeurs les efforts que vous fournissez.

Une fois la solution de géolocalisation installée, faites vivre ce projet en proposant un bilan à vos salariés au bout de 3 mois ! En déployant la solution, vous avez peut-être passé un contrat moral, ou vous êtes vous fixé un objectif collectif ? Proposez un bilan à vos salariés au bout de 3 à 6 mois.

La géolocalisation peut également être source de motivation. C’est l’occasion d’organiser des défis pour motiver vos salariés et fédérer autour d’un objectif collectif. L’éco-conduite est une fonctionnalité de la plateforme qui permet de challenger vos salariés, en les sensibilisant à une conduite responsable, et en récompensant leurs performances.

Vous souhaitez aller plus loin ? Téléchargez le Guide du dirigeant disponible gratuitement sur notre site.

Rassurez ? Vous pouvez désormais communiquer sur le déploiement d’une solution de géolocalisation sans crainte. Vos équipes comprendront vos choix et vous soutiendrons pour atteindre vos objectifs. Vous avez d’autres questions ? N’hésitez pas à contacter nos équipes.