Ubiwan facilite le calcul des primes d’éloignement et des primes panier grâce aux rapports de zones. En quelques clics, configurez très simplement votre rapport et recevez dans votre boîte mail la synthèse des conducteurs éligibles aux primes liées à leur situation géographique.
Comment ça marche, en 1 clin d’œil
Pour calculer vos primes, nous allons d’abord créer des zones autour de votre entreprise ou de votre agence. Nous allons ensuite créer un rapport listant l’ensemble des véhicules ayant effectué des arrêts dans différentes zones.
L’exemple : calcul des indemnités kilométriques dans le BTP
Par exemple, la Convention Collective du Bâtiment et des Travaux Publics prévoit une indemnisation des frais kilométriques en calculant les distances à vol d’oiseau depuis l’entreprise, comme suit :
Zone 1 A : de 0 à 5 km ;
Zone 1 B : de 5 à 10 km ;
Zone 2 : de 10 à 20 km ;
Zone 3 : de 20 à 30 km ;
Zone 4 : de 30 à 40 km ;
Zone 5 : de 40 à 50 km.
Nous vous proposons de vous baser sur cet exemple pour créer un rapport d’indemnités kilométriques.
Etape 1 : Créez vos zones
Rendez-vous dans le menu Repères d’Ubiwan.
Créez une catégorie correspondant à nos zones, que nous nommerons ici « Indemnités kilométriques »
Nous allons ensuite créer 6 repères de type Cercle correspondant à nos 6 zones, ayant toutes pour centre le siège de notre entreprise.
La première zone aura un rayon de 5 km, la 2ème zone aura un rayon de 10 km et ainsi de suite, jusqu’à atteindre la zone 5 de 50 km.
L’ensemble de ces zones décrira des cercles concentriques autour du siège de votre entreprise.
Etape 2 : Paramétrez votre rapport
Rendez-vous ensuite dans la section Statistiques d’Ubiwan Connect. Nous allons créer un rapport de type « Zones ». Cliquez sur Ajouter un rapport, puis sélectionnez le rapport « Zones ».
Dans les filtres,
- Sélectionnez les véhicules des conducteurs éligibles à cette indemnité
- Sélectionnez la catégories de repères « Indemnités kilométriques » précédemment créées
- Sélectionnez le format d’export souhaité
Pour faciliter le retraitement des données, nous vous conseillons de sélectionner au moins le format Excel ; et de compléter avec le format PDF pour vos archives.
A l’étape Planification, choisissez le jour ou la fréquence de réception de votre rapport : tous les lundis (vous recevrez dans ce cas votre rapport sur la semaine passée complète, du lundi au dimanche), chaque 1er du mois (vous recevrez alors votre rapport sur le mois passé écoulé). Vous recevrez ensuite votre rapport aux formats désirés.
Attention, les arrêts effectués lors de trajet accomplis avec la fonctionnalité Vie Privée activée ne remonteront jamais dans ce rapport.